Pengenalan SIKN JIKN

Definisi

SIKN adalah aplikasi yang digunakan oleh simpul jaringan untuk menghimpun dan mengelola data dan informasi kearsipan. SIKN berupa web service yang mendukung interoperabilitas dan interaksi sistem pada jaringan. SIKN hanya terbatas digunakan oleh pengguna tertentu di instansi bersangkutan dan pengguna lainnya yang mendapat kewenangan dari administrator sesuai perannya.

JIKN adalah antar-muka pengguna umum (masyarakat) untuk mencari informasi kearsipan yang sebelumnya telah dihimpun dan dikelola oleh simpul jaringan dengan menggunakan aplikasi SIKN. Fitur JIKN lainnya adalah pameran virtual, galeri arsip, pemesanan membaca dan mengkopi arsip online, link ke lembaga kearsipan, dan lain-lain.

Program implementasi SIKN-JIKN tercermin dalam RPJMN Tahun 2015-2019 (Nawa Cita) Poin 2, yaitu Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya. Berkaitan dengan hal tersebut, ANRI menetapkan Visi untuk tahun 2015-2019 yaitu Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. Program SIKN-JIKN masuk menjadi prioritas nasional yang dibawa oleh Bappenas. RPJMN Tahun 2015-2019 memiliki subagenda yaitu Membangun transparansi dan akuntabilitas kinerja pemerintahan, dengan arah kebijakan dan strategi:

1. Penerapan e-government untuk mendukung bisnis proses pemerintahan dan pembangunan, melalui strategi Penguatan sistem kearsipan berbasis TIK.
2. Penerapan Open Government, melalui strategi  Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.

Program pembangunan SIKN dan pengembangan JIKN juga tertuang dalam Misi ANRI pada Poin 2 dan 4, yaitu:

1. Mewujudkan pengelolaan arsip aset melalui pengembangan aplikasi electronic records system.
2. Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan.

Dasar Hukum

Dasar hukum yang menjadi landasan oleh ANRI dalam pembangunan SIKN dan pengembangan JIKN adalah sebagai berikut.

1. Undang-Undang No. 11 Th. 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
2. Undang-Undang No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
3. Undang-Undang No. 25 Th. 2009 tentang Pelayanan Publik
4. Undang-Undang No. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan
5. Peraturan Pemerintah No. 28  Th. 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Th. 2009  tentang Kearsipan
6. Peraturan Pemerintah No. 82 Th. 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
7. Instruksi Presiden No. 3 Th. 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government
8. Komitmen Presiden RI untuk Open Government Indonesia Tahun 2011
   Peraturan Kepala ANRI No. 22 Th. 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan SIKN dan JIKN
9. Surat Kepala ANRI No. IK.OO.03/1839A/2012 tanggal 28 Desember 2012 tentang  Penyelenggaraan SIKN dan JIKN

Di dalam Undang-Undang No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Pasal 7 menyebutkan bahwa

1. Badan publik wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan.
2. Badan publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan.
3. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.

Selain itu, di dalam Undang-Undang No. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan Pasal 12 menyebutkan bahwa

1. Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf C untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI.
2. Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga kearsipan nasional membentuk JIKN.

Kemudian, di dalam Peraturan Pemerintah No. 28  Th. 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Th. 2009  tentang Kearsipan Pasal 112 menyebutkan bahwa

1. Penyelenggaraan SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 110 huruf B dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. Penyelenggaraan SIKN yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh ANRI.

Standar Internasional

Standar internasional yang digunakan oleh ANRI dalam melakukan pembangunan SIKN dan pengembangan JIKN adalah sebagai berikut.

1. ISO 30300:2011: Information and Documentation – Management Systems for Records – Fundamentals and Vocabulary
2. ISO 30301:2011: Information and Documentation – Management System for Records – Requirements
3. ISO 15489-1:2001: Information Documentation – Records Management – Part 1: General (SNI 19-6962.1-2003: Dokumentasi dan Informasi –  Manajemen Rekaman)
4. ISO/TR 15489-2:2001: Information Documentation – Records Management – Part 2: Guidelines
5. ISO 23081-1:2006: Information and Documentation –  Metadata for Records – Part 1: Principles
6. ISO 23081-2:2009: Information and Documentation – Managing Metadata for Records – Part 2: Conceptual and Implementation Issues
7. ISO 23081-3:2011: Information and Documentation – Managing Metadata for Records – Part 3: Self-Assessment Method
8. ISO/TR 26122:2008: Information and Documentation – Work Process Analysis for Records
9. ISO 16175-2010: Information and Documentation – Principle and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments – Part 1: Overview and Statement of Principles
10. ISO 16175-2010: Information and Documentation – Principle and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments – Part 2: Guidelines and Functional Requirements for Digital Records Management Systems
11. ICA Standard:2000: ISAD(G) – General International Standard Archival Description – 2nd edition
12. ICA Standard:2004: ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2nd edition
13. ICA Standard:2007: ISDF – International Standard for Describing Functions
14. ICA Standard:2008: ISDIAH – International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings

Manfaat

Manfaat yang bisa didapatkan oleh organisasi dari implementasi program SIKN-JIKN sangat banyak sekali.

1. Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009
2. Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU Pelayanan Publik No. 25/200
3. Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance
4. Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik
5. Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima)
6. Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan
7. Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk kemudahan akses
8. Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi
9. Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual, rakorda, bintek, diklat, dll.)
10. Perolehan PNBP dari pemanfaatan arsip oleh kalangan lebih luas
11. Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik

Selain itu, manfaat yang bisa didapatkan oleh masyarakat secara nasional dari lembaga/organisasi yang mengimplementasikan program SIKN-JIKN juga sangat banyak.

1. Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima)
2. Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan
3. Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa
4. Salah satu bukti implementasi Indonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor
5. Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan
6. Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu

Content created by: Mieky Sofyan Yudinata